Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Glanevo SRL, Roemenië, CUI 40041255, is verantwoordelijk voor de hieronder beschreven eigen verwerkingen. Contact: info@glanevo.com.

Glanevo levert abonnementssoftware voor salons. Voor klantgegevens die wij uitsluitend in opdracht van een salon verwerken, is de salon verantwoordelijk en handelt Glanevo als verwerker. De rolverdeling en de verwerkersovereenkomst volgen artikel 28 AVG; zie de verwerkersovereenkomst.

2. Verzamelde gegevens

Afhankelijk van het gebruik gaat het om contact- en accountgegevens, saloninformatie, abonnements- en factuurgegevens, betaalstatus en transactiereferenties, technische gegevens zoals IP-adres, tijdstip en browser, supportberichten en gesprekken met de AI-assistent. Salons kunnen klantcontacten, afspraken en medewerkerstoewijzingen invoeren.

De gegevens komen van u, bevoegde salonmedewerkers, het gebruik van de dienst en terugmeldingen van betaaldiensten. Voor het EU-aanbod gebruiken we Stripe en/of SEPA-betalingen. SEPA is een betaalmethode.

3. Doeleinden

Wij gebruiken gegevens voor het leveren van de salonsoftware, accountbeheer, abonnementen en facturering, support, beveiliging, misbruikpreventie en wettelijke verplichtingen. De AI-assistent ondersteunt bij vragen over het product. Gegevens die wij als verwerker ontvangen, worden voor de door de salon opgedragen doeleinden verwerkt.

4. Rechtsgronden

Op eigen verwerkingen zijn de AVG en, voor zover van toepassing, de Uitvoeringswet AVG van toepassing.

- Artikel 6 lid 1 onder b AVG: uitvoering of voorbereiding van een overeenkomst met de betrokkene zelf.

- Artikel 6 lid 1 onder c: noodzakelijke verwerking voor een concreet toepasselijke wettelijke verplichting, waaronder de administratieplicht in onderdeel 5.

- Artikel 6 lid 1 onder f: contact met medewerkers van zakelijke klanten, beveiliging en misbruikpreventie, na afweging van de belangen en rechten.

- Artikel 6 lid 1 onder a en artikel 7: vrije en intrekbare toestemming voor functies waarvoor toestemming nodig is.

Voor de AI-functie geldt per gebruik de grondslag die bij dat gebruik hoort: uitvoering van de overeenkomst wanneer de functie daarvoor nodig is, en anders uw toestemming. Gezondheidsgegevens vereisen bovendien een uitzondering volgens artikel 9 lid 2. De salon bepaalt de grondslag voor de eigen klantgegevens.

5. Bewaartermijnen

Accountgegevens bewaren wij zolang noodzakelijk voor de contractuele relatie; daarna wissen of anonimiseren wij ze, behoudens aantoonbare wettelijke verplichtingen of noodzakelijke rechtsvorderingen. Support- en beveiligingslogs: in beginsel maximaal één jaar. AI-gesprekken: wij bewaren ze totdat u ons vraagt ze te wissen; automatische verwijdering na 90 dagen is klaar en wordt ingeschakeld, zie onderdeel 10.

Voor zover de Nederlandse administratieplicht geldt, worden basisgegevens doorgaans 7 jaar bewaard (artikel 52 lid 4 Algemene wet inzake rijksbelastingen; voor toepasselijke rechtspersonen tevens artikel 2:10 lid 3 Burgerlijk Wetboek). Voor onroerende zaken en bepaalde btw-eenloketregelingen kan 10 jaar gelden. Het startmoment hangt af van de wettelijke categorie en van de periode waarin gegevens nog actueel zijn. Zie Belastingdienst: administratie bewaren.

Een Nederlandse landpagina maakt de Roemeense vennootschap niet automatisch onderworpen aan deze administratieplicht. Financiële bewaarplichten rechtvaardigen geen algemene bewaring van alle salon- of chatgegevens.

6. Subverwerkers en ontvangers

De database staat in de EU bij Neon, regio eu-central. Vercel verzorgt hosting en levering, Resend e-mailverzending en Anthropic de AI-assistent; hierbij kunnen gegevens in de VS worden verwerkt. Groq en Google Gemini zijn voorzien als alternatieve AI-diensten.

De lijst van subverwerkers vermeldt per dienst het doel, de regio en de gegevenscategorieën. De afspraken met deze partijen volgen artikel 28 AVG. Betaaldiensten kunnen voor eigen wettelijke taken zelfstandig verantwoordelijk zijn en zijn niet automatisch subverwerkers.

7. Doorgifte naar derde landen

Ook bij opslag in eu-central kunnen gegevens via Vercel, Resend en Anthropic in de VS terechtkomen of op afstand toegankelijk zijn. Voor doorgiften buiten de EER gelden artikelen 44–49 AVG.

Een toepasselijk adequaatheidsbesluit of passende waarborgen, zoals standaardcontractbepalingen met beoordeling van het beschermingsniveau en zo nodig aanvullende maatregelen, zijn vereist. Een Amerikaans certificeringskader kan alleen worden gebruikt als de daadwerkelijke ontvanger en verwerking daaronder vallen. Uitzonderingen voor bijzondere situaties zijn geen algemene basis voor structurele leveranciersdoorgiften.

Informatie of een kopie van relevante waarborgen is verkrijgbaar via info@glanevo.com.

8. Rechten en toezichthouder

Onder de wettelijke voorwaarden kunt u inzage, rectificatie, verwijdering, beperking en overdraagbaarheid vragen en bezwaar maken (artikelen 15–21 AVG). U kunt toestemming voor de toekomst intrekken (artikel 7 lid 3). Artikel 22 beschermt tegen bepaalde uitsluitend geautomatiseerde besluiten. Wij beantwoorden verzoeken in beginsel binnen één maand; een toegestane verlenging wordt tijdig toegelicht (artikel 12 lid 3).

U kunt op grond van artikel 77 een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), of een andere bevoegde toezichthouder volgens dat artikel. Zie Autoriteit Persoonsgegevens. Grensoverschrijdende bevoegdheid wordt bepaald volgens artikelen 55–56; het lokale klachtrecht blijft bestaan. Voor salondata die wij als verwerker beheren, ondersteunen wij de salon.

9. Cookies

Artikel 11.7a Telecommunicatiewet regelt opslag en toegang op uw apparaat. Voor trackingcookies is voorafgaande geïnformeerde toestemming vereist; wettelijke uitzonderingen bestaan onder meer voor strikt noodzakelijke functies en bepaalde analytische toepassingen met geen of geringe privacygevolgen. Persoonsgegevens vereisen daarnaast een AVG-grondslag. Zie AP: toestemming bij cookies.

Optionele analyse- en marketingcookies activeren wij pas na uw toestemming; weigeren en intrekken kan op elk moment met één klik.

10. AI-assistent

De assistent gebruikt Anthropic Claude, met Groq en Google Gemini als voorziene alternatieven. Uw vraag en de noodzakelijke gesprekscontext worden naar de gekozen aanbieder gestuurd. Een alternatieve aanbieder wordt pas ingeschakeld wanneer de verwerking en de doorgifte contractueel zijn geregeld.

Gespreksinhoud bewaren wij totdat u ons vraagt die te wissen; automatische verwijdering na 90 dagen is klaar en wordt ingeschakeld, en zolang die niet van kracht is worden gesprekken niet automatisch gewist. Dit is geen bevestigde bewaargarantie voor alle systemen van leveranciers. Gebruik voor modeltraining of uitsluiting daarvan is niet geverifieerd en moet contractueel en technisch worden gecontroleerd.

Voer geen gezondheidsgegevens of onnodige klantgegevens in. Antwoorden kunnen onjuist zijn en vragen menselijke controle.

11. Contact

Voor privacyvragen, verzoeken en informatie over waarborgen: info@glanevo.com.

Juridische bron: AVG, Verordening (EU) 2016/679.